大规模电子邮件程序和限制
BL-ACA-I23
关于这个政策
- 有效日期:
- 04-20-2012
- 最后更新:
- 05-10-2016
- 负责大学办公室:
- 教务长办公室
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政策声明
正式邮件列表管理质量
正式邮件列表管理质量是那些定义列表从IU的官方数据库创建的教师、学生、办公室和员工使用的教务长,教员与学术事务的副教务长,教导主任,人力资源总监。这些个人或团体希望访问这些列表必须接受适当的办公室如下面的批准。
大规模电子邮件
大规模电子邮件发送到正式邮件列表管理质量必须直接联系,促进教学和学习,研究,大学或服务任务,必须相关邮件列表成员。所有大规模电子邮件是发送到正式邮件列表管理质量必须批准的吗适当的学校或大学,描述本文档的程序段。
个人和商业电子邮件
大规模电子邮件的个人、政治或商业本质上不会分配给上述列表,除非他们是支持大学商业和已获批准后下面的程序概述。
大规模电子邮件的内容和格式
大规模电子邮件发送到上述列表应该简明扼要,应该利用最小的嵌入式图形和附件。这些电子邮件必须:
- 清楚地识别邮件的发送实体(例如,从:字段)
- 明确指定一个回复的邮件地址可以发送(例如,在回复:字段)最好是一个组织,而不是个人的电子邮件地址
- 包含一个电子邮件的有意义的描述(例如,主题:字段)
- 掩饰个人的电子邮件地址收件人的邮件。
政策概要
这一政策的目的是概述的过程必须遵循的个人或团体希望发送电子邮件大学或校园社区使用正式邮件列表管理质量。这些邮件列表反映了最新的知识,目前大学校园社区的会员:教师,学生,和工作人员。个人或团体希望沟通相关的信息研究,教学和学习,或服务任务的这些社区大学因此鼓励利用官方的列表。没有限制放置在电子通讯不利用这些列表以外的需求已经在大学中指定政策的使用电子邮件。
程序
大规模电子邮件请求分配必须指向以下官员,或其委派的,这取决于最大的电子通信的目标受众。
- 任何大学的总统委员会在内
- 所有的大学- - -教务长
- 大学副教务长faculty-the教师和学术事务
- 学生的大学——海港的院长
- 大学员工——人力资源总监
具体程序使这些最佳实践文档中详细的请求。
定义
大规模电子邮件:任何未经请求的电子邮件,或一组电子邮件,发送到任何社区的一个重要部分——教师、学生或员工——大学校园。
社区:会员在教师、学生、社区和员工是由列表的内容维护的大学,如“全局地址列表”。
正式实施大规模邮件列表:电子邮件分发列表来自官方IU教员的数据库,学生和工作人员,是提供给办公室的教务长,教员与学术事务的副教务长,院长的学生,或人力资源总监。
最佳实践:这种政策,概述了适当的大规模电子邮件附带的文档使用和电子通信技术可能性的建议。
适当的学校或大学官员:程序段中列出的官员有权审批质量邮件各自的选区。