采购卡/ P-Card

采购卡(P-Card)持有者和用户。

IU P-Card旨在用于小型交易(通常不到500美元)与供应商在购买。国际单位,供应商不接受订单。

每个P-Card事务提要IU的金融系统,Chrome河。持卡人或他们的代表负责协调每个P-Card事务通过提交一个Chrome河费用报告交易日期的30天内。费用报告将路线P-Card事务赞同者政策审计评估,验证可用的资金提供的账户,和费用的批准。延迟提交费用报告,缺少必要的信息,或未能附加一个分项收据(s)与事务相关联的创建会计过程中的低效率和延迟。是持卡人的责任来准确提交完整的费用报告。

• P-Card费用报告和解一步一步的指示

卡用户的责任

理解和遵守国际单位采购P-Card流程/政策

• 提供一个帐号每个P-Card和解费用的可用资金
• 签署并及时回帖只有P-Card保持者
• 不要复制P-Card信息以备将来使用:为每个购买退房卡吗
• 提供一个项目在三(3)工作日内收到
• 提供的解释购买如何支持国际单位的学术使命(商业目的)
• 在适当的时候请求销售免税
• 必要时要求预先批准

资格的P-Card

• 员工的事务需要的是高:每周多种用途
• 员工没有方便的访问共享P-Card
• 员工愿意承担责任和工作负载需要遵循IU和Luddy P-Card政策和处理程序。这包括负责解决的问题失去了收入,销售税错误等,以及总是在三个工作日内提交详细的收据和解释的购买日期。

失活的P-Card

• P-Card将灭活的是否有收据未购买日期后30个工作日。一旦所有单据已经提交,P-Card将被激活。

撤销P-Card特权

• 特权使用P-Card可能撤销如果借款人与收据经常拖欠,故意误用P-Card或否则多次与国际单位不一致的政策和Luddy程序。

请参阅由部门属于管理助理P-Card持有者的列表。

Luddy布卢明顿P-Card持有人名单——管理助理

• 信息:詹妮弗·尼科尔森- - - - - -jnichol@indiana.edu
• 计算机科学:劳拉·里德- - - - - -lreed@indiana.edu
• 伊势/网建设:凯利福斯特-foster2@iu.edu
• 信息与图书馆学:米歇尔Dunbar-Sims- - - - - -midunbar@indiana.edu

请邮件或电话管理助理支持你的部门/区域当您需要使用P-Card订货。如果管理助理支持你的部门/区域不可用,请联系别人,直到你找到一个可用的P-Card。管理助理联系要么为你订货,在可能的情况下,或将允许您查看P-Card暂时完成交易自己。P-Card必须返回到管理助理是借用事务完成后尽快。不保存或存储P-Card号码。此外,请求者/借款人必须提供一个帐号的费用,购买商业目的,分项收据的电子副本通过电子邮件管理助理。这些都是必要的适当的P-Card和解费用。

P-Cards标准限制是4999美元每月每笔交易和20000美元的信用额度。偶尔购买超过4999美元,国际单位采购、Luddy财务审批,批准临时事务可以限制增加。

P-Cards不得用于差旅相关费用,使重复支付,或分期付款,即大型交易分成较小的支付,以避免4999美元交易限制。请参见IU P-Card限制列表额外的信息。P-Cards可用于购买库存技术价值不到500美元。指Luddy采购政策限制购买和接受的技术细节。