它在Luddy采购

关于这个政策

政策声明

例外的政策

程序

引用

采购程序技术和设施的资产

技术资产的定义包括但不限于:计算机硬件如服务器、桌面工作站、显示器、移动设备、和所有的组件。还包括计算机外围设备(鼠标、键盘,电缆,电线,适配器)软件许可、机器人技术,所有类型的打印机,UPS电池、电视机、投影仪、教室和实验室或原型供应。

如果这项技术资产是一项不能支持的IT团队,将此信息转达了之前购买,这样可以获得适当的维护合同。

定义的设备资产包括但不限于所有家具,键盘托盘,海报和物品需要一堵墙或天花板安装。

1. 它首先完成购买脚印服务票证——请求类型的购买请求
2. 要求报价可以插入到足迹描述字段。IT采购代理将进行研究和提供报价之前购买。
3. 软件和/或服务请求必须审核通过IU软件和服务选择过程(SSSP)。每单位的政策SSSP审查在启动前需要购买任何软件,包括购买通过商店目录供应商和更新现有的软件许可证。
4. 如果购买使用学校或教师基金:
   1. 如果可能的话,提供一个链接到所请求的项目
   2. 商量一个IT工作人员通过足迹或亲自咨询设备模型和可用的IT支持资产的购买
   3. 提供完整的帐号被起诉
   4. 订单将被路由到单位账户代表批准
   5. 订单处理IU kf系统
5. 如果购买使用奖助金经费:
   1. 提供适当的格兰特帐号消耗品设备预算和批准
   2. 提供书面理由购买福利的格兰特,这是一个国际单位要求科研管理办公室(奥拉)
   3. IT员工工作与Luddy和ILS赠款和合同合作办公室来验证购买基金和批准授予
   4. 验证和批准后,采购订单路由
6. 如果在购买一个Luddy附属研究中心:
   1. 完成一个脚印票前将采购订单或使用p-card
   2. 记录足迹在kf文档数量
7. 如果购买超过5000美元:
   它被认为是一个资本资产和具体的单位采购规则适用。IT人员必须用黄色标记的资产资本资产标签和输入信息到IU资本资产数据库进行跟踪
8. 船舶地址:每个购买必须运到一个接收位置它给出一个资产标签,进入Luddy资产数据库跟踪目的
   1. 为移动设备(笔记本电脑、手机和平板电脑):所有项目必须被运送到一个位置标记,加密和/或设备安全措施之前,设备可以部署到最终用户(12.1移动设备安全标准)
9. 不要使用个人资金购买任何设备或供应和报销的期待除非事先批准的首席财政官,以确保有效的异常。税收都无法得到。

*注意:作为一个礼貌Luddy采购代理、订购计划充分的时间,交付和安装。

非it采购程序

1. 非it采购应由采购部门管理员培训和熟悉国际单位采购政策
2. 不要使用个人资金购买任何设备或供应和报销的期待除非事先批准的财政官,以确保有效的异常。税收都无法得到。IU的免税证书可以用来从商人要求退税。
3. 购买专业服务需要额外的技能,应该通过业务办公室。

交付购买

是尽一切努力把它1 - 2工作日内。根据供应商的交货时间不同,类型的项目,和运输方法。所有购买它必须发送到一个校园地址可以被处理。交付的设备必须被标记并放置到Luddy硬件数据库跟踪目的。外围设备或小物品都一致反对原来的订单和确认收到。装箱单所有物品保存并提交会计助理审计跟踪的目的。

*注意:所有项目产权的单位,必须回到单位。返回一个弃用或结束生命周期项,请创建一个脚印服务请求和团队将收集和剩余项目按照国际单位的政策。